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Privacy Policy

INFORMATIVA SULLA PRIVACY FORNITA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 REGOLAMENTO UE N. 679/2016 (GDPR) DA OMNI ADMISSIONS S.r.l.

1. INTRODUZIONE
Omni Admissions s.r.l. (p.iva /c.f. 08183980963), con sede legale in Milano (MI), via Vincenzo Monti n. 34 (di seguito “Omni Admissions”), in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, è a conoscenza dell’importanza di un corretto e legittimo trattamento dei dati personali e si impegna ad ottemperare agli obblighi legali e ad applicare i normali standard del settore nel raccogliere, trattare e conservare i dati personali.
La presente informativa fornisce informazioni dettagliate sulla raccolta, sul trattamento e sulla conservazione dei dati personali operata da Omni Admissions.
Se non verranno forniti i dati ragionevolmente richiesti, Omni Admissions potrebbe non essere in grado di fornire informazioni, consulenze, i servizi o i prodotti oggetto della richiesta degli interessati.
Per qualsiasi informazione riguardante la raccolta, il trattamento e la conservazione dei dati personali effettuata da Omni Admissions, nonché per l’esercizio dei diritti di cui al successivo punto 13, è possibile rivolgersi al Responsabile del Trattamento all’indirizzo email mturazza@omniadmissions.com.

2. DEFINIZIONI
Nella presente Informativa Privacy, fatte salve successive modifiche e integrazioni debitamente rese note agli interessati mediante comunicazione all’indirizzo mail fornito, i seguenti termini sono intesi come da definizione.
- “Titolare del Trattamento”: Omni Admissions s.r.l. (p.iva /c.f. 08183980963), in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Milano (MI), via Vincenzo Monti n. 34
- “Responsabile del Trattamento”: “La persona fisica o giuridica che tratta i dati personali per contro del Responsabile del Trattamento” (art. 28 GDPR); il rapporto tra titolare e responsabile deve necessariamente essere regolamentato da un contratto scritto o da altro atto giuridico che possa disciplinare poteri, funzioni, obblighi e ripartizioni di responsabilità inerenti allo specifico trattamento dei dati personali.
- “Utenti”: sono le persone fisiche in favore delle quali Omni Admission presta la propria opera di consulenza per le finalità definite nel Contratto.
- “Interessati”: sono tutti i soggetti titolari del diritto alla privacy ed al corretto trattamento dei dati personali, comprensivi degli Utenti e dei loro genitori o soggetti esercenti la responsabilità genitoriale ove non espressamente esclusi.
- “Dati personali”: qualsiasi informazione concernente una persona fisica che la renda identificabile.
- “Contratto”: il contratto in forza del quale Omni Admissions presta la propria opera di consulenza in favore degli Utenti.

3. OGGETTO DEL TRATTAMENTO
Omni Admissions acquisisce, tratta e conserva i dati personali di potenziali, attuali e precedenti Utenti e dei rispettivi genitori nonché di chiunque eserciti la responsabilità genitoriale sugli Utenti; personale dello staff, collaboratori, tutor e, in ogni caso, di tutti i soggetti che acconsentono al trattamento dei loro dati personali da parte di Omni Admissions per le finalità di cui al successivo punto 7.
I Dati personali acquisiti, trattati e conservati da Omni Admissions per le sole finalità di cui al successivo punto 7 possono riguardare:
- nomi, cognomi, luoghi di nascita, nazionalità, codici fiscali, indirizzi, indirizzi email, numeri di telefono, contatto Skype o altre piattaforme di videoconferenza, copia statica di un documento di identità e/o passaporto degli Utenti, dei rispettivi genitori e di chiunque eserciti la responsabilità genitoriale sugli Utenti nonché ogni altro dato necessario per le finalità di al successivo punto 7;
- istituti scolatici frequentati, valutazioni scolastiche, documentazione riguardante l’istruzione, certificazioni di lingua, esami sostenuti, materie scolastiche di eccellenza, qualificazioni accademiche o sportive, esperienze presso summer school o associazioni di volontariato, curricula, interessi, intership e stage professionali portati a termine, percorso universitario preferito, percorso universitario scelto, risultati ottenuti nei test di ammissione e di valutazione, risultato ottenuto nel Morrisby test, colloqui sostenuti o da sostenersi con università, eventuali metodi di pagamento relativamente agli Utenti.
- informazioni finanziarie, informazioni sulla professione dei genitori o di chiunque eserciti la responsabilità genitoriale sugli Utenti o ogni altra informazione connessa alle finalità di cui al successivo punto 7.
- nomi, cognomi, luoghi di nascita, nazionalità, codici fiscali, indirizzi, indirizzi email, numeri di telefono, contatto Skype, copia di documento di identità e passaporto e ulteriori dati di contatto di tutti i soggetti che acconsentiranno alla raccolta, al trattamento e alla conservazione dei predetti Dati personali da parte di Omni Admissions per le finalità descritte al successivo punto 7.
Altre tipologie di dati acquisiti, trattati e conservati da Omni Admissions possono riguardare:
- informazioni medico-sanitarie, eventuali disturbi dell’apprendimento certificati, eventuali handicap, lo stato di salute, eventuali coperture assicurative, eventuali precedenti penali, dati biometrici o etnia degli Utenti e, ove necessario per le finalità di cui al successivo punto 7, anche degli Interessati.
Tali Dati personali, sensibili e non, saranno acquisiti, trattati e conservati da Omni Admission con particolare attenzione e, in ogni caso, la raccolta, il trattamento e la conservazione è subordinata all’espresso consenso dell’Interessato.

4. MODALITÀ DI RACCOLTA DEI DATI
Omni Admissions raccoglie i dati di cui al precedente punto 3. in diverse modalità, tra cui:
- personalmente o telefonicamente dagli Utenti se maggiori di anni 16, dai rispettivi genitori o da chiunque eserciti sugli Utenti la responsabilità genitoriale se gli Utenti hanno un’età inferiore agli anni 16, dal personale dello staff, visitatori, persone interessate incontrate in occasioni di fiere, manifestazioni, open day, candidati a posizioni lavorative e tutti gli soggetti dei quali è necessario il trattamento per svolgere le finalità di cui al successivo punto 7.
- mediante documentazione elettronica e cartacea, incluse email di contatto, moduli di iscrizione, contratti stipulati con Omni Admissions, form di contatto compilati sul sito internet di Omni Admissions o su altri siti che collaborano con Omni Admissions, app digitali, social media, email, lettere cartacee, moduli di consenso, mediante il sito web di Omni Admissions, fatture o documenti contabili.
- mediante la produzione di copie statiche di documenti di identità, passaporti o altri documenti personali richiesti all’occorrenza.
- mediante telecamere di sorveglianza installate nei locali di Omni Admissions o webcam degli Interessati.
- attraverso persone terze, come referenti, istituti scolastici, professionisti o enti con cui ha collaborato l’Interessato.
- per mezzo di risorse disponibili pubblicamente.

5. MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
I dati raccolti secondo le modalità di cui al precedente punto 4, saranno trattati da Omni Admissions conformemente a quanto disposto dal GDPR ed il trattamento sarà conforme ai principi correttezza, liceità e trasparenza. In particolare, i dati saranno trattati in maniera adeguata, pertinente e limitata a quanto necessario per finalità di cui al cui al successivo punto 7.
Il trattamento sarà effettuato mediante modalità automatizzata, manuale, cartacea ed avverrà mediante strumenti idonei, per quanto di ragione e allo stato della tecnica, a garantire l’adeguata sicurezza e riservatezza mediante procedure interne e software di sicurezza che evitino il rischio di perdita, accesso non autorizzato ed accidentale diffusione degli stessi.
Il trattamento sarà effettuato da soggetti debitamente autorizzati all’assolvimento di tali compiti, opportunamente istruiti sulla normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali nonché edotti dell’importanza circa la correttezza del trattamento al fine di impedire o ridurre al minimo i rischi i) di distruzione o perdita accidentali dei Dati, ii) un eventuale accesso non autorizzato, iii) un trattamento non conforme alle finalità previste al successivo punto 7 e comunque non consentito o contrario al consenso prestato dagli Interessati.

6. MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I Dati saranno conservati da Omni Admissions per dieci (10) anni dalla dall’ultima attività svolta o comunque per tutto il tempo necessario allo svolgimento delle finalità di cui al successivo punto 7, successivamente Omni Admissions conserverà solamente i dati in forma anonima e con finalità statistiche.
I Dati saranno conservati su supporti cartacei e informatici idonei ad impedire o ridurre al minimo i rischi i) di distruzione o perdita accidentali dei Dati, ii) un eventuale accesso non autorizzato, iii) un trattamento non conforme alle finalità previste al successivo punto 7 o comunque non consentito o contrario al consenso prestato dagli Interessati.

7. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Omni Admissions tratta i Dati principalmente al fine di svolgere propria opera di consulenza e tutti gli altri adempimenti di cui al Contratto.
In particolare, i Dati degli Utenti saranno trattati da Omni Admissions al fine di - Contattare personalmente, telefonicamente, mediante mezzi informatici, social media e ogni altro mezzo di comunicazione idoneo coloro che hanno acconsentito all’utilizzo dei Dati per tali finalità commerciali, di gestione o comunque per lo svolgimento dell’attività di Omni Admissions in favore degli Utenti.
- Esprimere una valutazione sul profilo accademico ed extracurricolare degli Utenti. - Predisporre tutte le attività affinché gli Utenti sostengano il Morrisby Test e al fine di valutare il Morrisby Profile.
- Ricercare e selezionare di attività estive per gli Utenti al fine di potenziarne il curriculum.
- Valutare la preparazione a eventuali test di ingresso alle università (SAT/ACT/SAT Subject Test), attraverso test diagnostici.
- Creare un piano di attività che consenta agli Utenti di colmare eventuali gap nel profilo e supportarlo nella scelta definitiva dell’indirizzo di studio (UCAS).
- Ricercare e selezionare le università negli Stati Uniti, in UK (università non selettive) e nel resto d’Europa con l’obiettivo di individuare il matching ideale tra i requisiti specifici di ogni corso e il profilo degli Utenti.
- Redigere un piano di preparazione agli eventuali test di lingua e di ingresso con selezione dell’offerta più adatta agli Utenti da parte di tutor specializzati.
- Collaborare gli Utenti alla redazione del CV in lingua inglese.
- Offrire supporto agli Utenti nella compilazione delle domande online (application UCAS per UK non selettive/ 8 application USA con supplement in Common App/ application diretta in Bocconi) e supervisionare la procedura di invio e della procedura post invio.
- Aiutare l’organizzazione di eventuali visite alle università, anche internazionali.
- Supportare gli Utenti nell’analisi delle offerte ricevute e nella gestione delle offerte selezionate.
- Supportare gli Utenti nella scelta dell’università nonché tutte le ulteriori attività eventualmente necessarie, qui non espressamente previste, volte a tale scopo.
- Informare i genitori o chiunque eserciti la responsabilità genitoriale sugli Utenti circa i progressi della consulenza posta in essere da Omni Admissions in favore degli Utenti.
- Apportare ragionevoli adeguamenti e fornire supporto agli Utenti con bisogni particolari.
- Fornire un ambiente di lavoro sicuro e protetto.
- Promuovere Omni Admissions attraverso il sito web, social media, radio, televisioni o ogni altro mezzo di comunicazione idoneo (in caso di utilizzo dell’immagine personale sarà richiesta specifica liberatoria).
- Proporre offerte commerciali, inviare newsletters, invitare ad eventi, presentazioni, open day, incontri.
- Sostenere la gestione operativa di Omni Admissions, tra cui tutti gli adempimenti di amministrazione, la gestione delle fatture, dei compensi e dei conti, nonché la gestione delle disposizioni di sicurezza, pianificazione e previsione di gestione, ricerca e analisi statistica, la conservazione di archivi storici e ulteriori scopi operativi connessi a quanto oggetto dei punti precedenti.
I Dati personali dei genitori o di chiunque eserciti la responsabilità genitoriale saranno trattati da Omni Admissions al fine di:
- Contattare personalmente, telefonicamente, mediante mezzi informatici, social media e ogni altro mezzo di comunicazione idoneo e che hanno acconsentito all’utilizzo dei dati per tali finalità commerciali, di gestione o comunque per lo svolgimento dell’attività di Omni Admissions in favore degli Utentiv - Informarli sull’andamento e sull’avanzamento della consulenza espletata da Omni Admissions in favore degli Utenti;
- gestioni delle fatture e dei pagamenti nonché, in ogni caso, al fine di sostenere la gestione operativa di Omni Admissions nonché per garantire il corretto svolgimento della consulenza in favore degli Utenti, la gestione delle disposizioni di sicurezza, pianificazione e previsione di gestione, ricerca e analisi statistica e la conservazione di archivi storici.
- Promuovere Omni Admissions attraverso il sito web, social media, radio, televisioni o ogni altro mezzo di comunicazione idoneo.
- Proporre offerte commerciali, inviare newsletters, invitare ad eventi, presentazioni, open day, incontri.
I Dati personali di tutti gli Interessati, non Utenti e non genitori degli stessi o esercenti la responsabilità genitoriali, sono trattati da Omni Admissions al fine di: - Instaurare rapporti commerciali o di consulenza;
- Contattare personalmente, telefonicamente, mediante mezzi informatici, social media e ogni altro mezzo di comunicazione idoneo coloro che hanno manifestato interesse nei confronti dell’attività svolta da Omni Admissions e che hanno acconsentito all’utilizzo dei dati per tali finalità commerciali;
- Proporre offerte commerciali, inviare newsletters, invitare ad eventi, presentazioni, open day, incontri.
- Instaurare rapporti di lavoro subordinato, di consulenza, di fornitura, assistenza o ogni altro rapporto giuridico dedotto dal rapporto instaurato tra Omni Admissions e l’Interessato.
- Sostenere la gestione operativa di Omni Admissions nonché per garantire il corretto svolgimento della consulenza in favore degli Utenti, la gestione delle disposizioni di sicurezza, pianificazione e previsione di gestione, ricerca e analisi statistica e la conservazione di archivi storici.
- Promuovere l’attività di Omni Admissions mediante comunicazione personale, telefonica, mezzi informatici, social media e ogni altro mezzo di comunicaozione idoneo.
- Promuovere Omni Admissions attraverso il sito web, social media, radio, televisioni o ogni altro mezzo di comunicazione idoneo (in caso di utilizzo dell’immagine personale sarà richiesta specifica liberatoria).
- Amministrare lo staff e i dipendenti di Omni Admissions.
- Reclutare lo staff.
- Valutare le domande inoltrate a mezzo del sito internet, social media o ogni altro mezzo di comunicazione idoneo.
- Fornire referenze.
- Valutazione del personale e dello staff.
- Procedimenti disciplinari.
- Amministrazione dei registri delle risorse umane.
- Amministrazione degli stipendi, delle pensioni e dei permessi per malattia.

8. COMUNICAZIONE DEI DATI A SOGGETTI TERZI
Nel caso in cui fosse necessario per le finalità di cui al precedente punto 7 e previo specifico consenso prestato dagli Interessati, Omni Admission potrebbe comunicare a soggetti terzi i Dati personali degli Interessati. In ragione dell’oggetto sociale di Omni Amissions, i suddetti Dati personali potrebbero essere comunicati ad Università o soggetti comunque riferibili a tali enti, anche situate all’estero (USA, UK e resto del mondo), sempre nell’ambito delle finalità di cui al precedente punto 7.
Omni Admisssions è in ogni caso autorizzata a comunicare i Dati personali di tutti gli Interessati qualora sia costretta in forza di norme di legge o per ordine dell’Autorità Giudiziaria, anche straniera.

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO
In ragione di quanto disposto dal GDPR, in capo agli Interessati sussistono particolari diritti in riferimento alla raccolta, al trattamento e alla conservazione dei Dati personali; tali diritti sono soggetti a particolari deroghe e limitazioni come di seguito resi noti.
Gli interessati hanno diritto:v - di accesso ai Dati conservati da Omni Admissions;
- di richiedere che i Dati conservati da Omni Admissions siano rettificati, integrati e aggiornati;
- di richiedere che i Dati conservati da Omni Admissions siano cancellati (il presente diritto è soggetto a limitazioni ed eccezioni qualora ci siano motivi legittimi per conservare tali dati);
- di richiedere a Omni Admissions di interrompere o limitare il trattamento dei Dati (il presente diritto è soggetto a limitazioni ed eccezioni qualora ci siano motivi legittimi per continuare il trattamento di tali dati indipendentemente dal consenso);
- di proporre reclamo all’Autorità Garante

10. RICHIESTA DI ACCESSO DELL’INTERESSATO
In ragione di quanto disposto nel GDPR, i genitori o chiunque eserciti la responsabilità genitoriale ha il diritto di chiedere le informazioni o di richiedere che le informazioni in possesso di Omni Admissions e che riguardano loro o gli Utenti siano cancellate senza incorrere in alcun costo. Omni Admissions è obbligata solamente a fornire le informazioni che riguardano gli Utenti o i loro genitori o chiunque eserciti sugli stessi la responsabilità genitoriale, in tal caso però possono richiedere i dati per conto del loro figlio tuttavia, a seconda della loro età, anche gli Utenti possono inoltrare un modulo di Richiesta di Accesso dell’Interessato per ottenere i propri dati. L’accesso ai dati personali appartenenti agli Utenti può richiedere il consenso degli Utenti stessi nel caso in cui questi abbiano un’età per la quale gli è possibile comprendere le implicazioni di una tale richiesta. Qualsiasi richiesta di accesso ai dati è, comunque, soggetta a particolari deroghe, limitazioni o obblighi contrattuali. I dati che appartengono a, o che identificano, altri soggetti sono esclusi dal diritto di accesso e saranno soggetti al segreto professionale.
Ad Omni Admissions non è consentito rivelare informazioni confidenziali che siano correlate allo scopo di fornire istruzione, esami o di fornire elaborati d’esame a enti o soggetti esterni.
Omni Admissions non è autorizzata a rivelare informazioni confidenziali di alcun soggetto appartenente al personale.
Qualsiasi richiesta relativa ai dati raccolti, trattati o conservati che riguardano gli Interessati deve essere formulata per iscritto. Il modulo di Richiesta di Accesso dell’Interessato può essere ottenuto dal nostro Responsabile del Trattamento dei dati inviando una email all’indirizzo mturazza@omniadmissions.com.
La Legge in materia di Protezione dei Dati permette di fornire una risposta a tali richieste scritte entro un mese di calendario. Eccessive richieste o richieste simultanee per la stessa informazione possono richiedere un onere amministrativo o essere respinte quando la Legge in materia di Protezione dei Dati lo consente.

11. CONSENSO
Ai sensi della Legge in materia di Protezione dei Dati, Omni Admissions è obbligata ad ottenere il consenso per poter trattare i dati personali di un soggetto. Tale obbligo è, tuttavia, soggetto a limitazioni ed eccezioni qualora vi siano legali e legittime ragioni per trattare tali dati, al fine di sostenere l’operato di Omni Admissions o di ottemperare ad obblighi contrattuali e legali, indipendentemente dal consenso. Omni Admissions, nella raccolta dei Dati personali presso gli Interessati, adotta le misure necessarie per avvisare gli stessi Interessati in merito a determinati argomenti, tra i quali rientrano lo scopo del trattamento e le modalità di accesso, aggiornamento e correzione delle informazioni conservate che riguardano gli Interessati.
Quanto alle informazioni riguardanti gli Utenti e le rispettive famiglie, un modulo per il consenso è fornito ai genitori o chiunque eserciti la potestà genitoriale sugli Utenti per quanto concerne il trattamento dei loro Dati personali. Un ulteriore modulo sarà fornito agli Utenti di età maggiore agli anni 16 oppure ai loro genitori o soggetti esercenti la responsabilità genitoriale se minori di anni 16.
I moduli per il consenso saranno forniti su supporto cartaceo oppure su supporto elettronico.
Se acconsentono, gli interessati devono esprimere in modo chiaro ed univoco il loro consenso mediante la sottoscrizione di opposito modulo.

12. AGGIORNAMENTO DELL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY
Omni Admissions aggiornerà nel corso del tempo la presente Informativa sulla Privacy. Qualsiasi cambiamento sostanziale che possa incidere sulle modalità di trattamento dei Dati personali sarà notificato sul sito web oppure tramite apposita newsletter. La presente Informativa sulla Privacy deve essere letta congiuntamente alle altre policy ed a qualsiasi termine e condizione contrattuale di Omni Admissions.

13. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
Per far valere i propri diritti, l’Interessato potrà in qualsiasi momento inviare una richiesta, indicando in oggetto “Privacy – esercizio dei diritti Privacy”: A mezzo raccomandata A/R indirizzata al Responsabile del Trattamento dei dati o, alternativamente, una e-mail all’indirizzo mturazza@omniadmissions.com.
Resta inteso che, laddove la richiesta di accesso sia presentata mediante mezzi elettronici, le informazioni potranno esser fornite in un formato elettronico di uso comune.

14. COOKIES POLICY
Omni Admissions utilizza i cookie sui propri siti Web per fornire funzionalità avanzate e migliorare l'esperienza dell'utente. I cookie sono piccoli file di dati che vengono inviati dal nostro sito Web al computer o al telefono cellulare. Sono memorizzati sul disco rigido del dispositivo. Alcuni sono conservati solo per la durata della vostra visita al sito, altri sono conservati per periodi molto più lunghi. Per ulteriori informazioni sui cookie in generale, si consiglia di visitare il sito web About Cookies
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